Google Docs ကို ဖိုင်သိမ်းဆည်းရန်နှင့် အီးမေးလ်ပို့ရန် သုံးခြင်း - Using Google Docs as File Storage and Sharing

Gmail တွင် 250 မီဂါဘိုက် (MB) အထိ အရွယ်အစားရှိသော ဖိုင်များကို ယခုအခါ အလွယ်တကူ ပေးပို့နိုင်ပြီ ဖြစ်သည်။ ထိုသို့ပေးပို့နိုင်ရန် အတွက် Gmail တွင် Log in ၀င်ပြီးသည့်အခါ Google Docs သို့ ထပ်၀င်ပြီး ပေးပို့လိုသည့် ဖိုင်ကို တင်ပို့ (Upload) ရမည်။ ရလာသည့် Download Link ကို Gmail တွင် ပြန်ထည့်ကာ ပေးပို့ခြင်း ဖြစ်သည်။

ယခင်က Gmail တွင် အရွယ်ကြီးမားသည့် ဖိုင်များကို လက်မခံသော်လည်း ယခုအခါ Google Docs folder များတွင် မည်သည့်ဖိုင် အမျိုးအစားကို မဆို တင်ပို့ခြင်း (Upload), သိမ်းဆည်းခြင်း (Store) နှင့် စုစည်းခြင်း (Organize) များ ပြုလုပ်နိုင်ပြီ ဖြစ်သည့်အတွက် ယခုကဲ့သို့ ဆောင်ရွက်နိုင်ခြင်း ဖြစ်သည်။ ယခင်က Google တွင် ဖိုင်များ သိမ်းဆည်းလိုပါက မိမိကိုယ်ကို အီးမေးလ်ပြန်ပို့ခြင်းဖြင့် သိမ်းဆည်းခဲ့ကြရာ အရွယ်အစား ကြီးမားသောဖိုင်များကို သိမ်းဆည်းရန်အတွက် အခက်အခဲများ ရှိခဲ့သည်။ ယခုအခါ ကျွန်တော်တို့၏ Google Docs folder များဆီသို့ 250 MB အထိ အရွယ်အစား ကြီးမားသော မည်သည့်ဖိုင် ကိုမဆို တင်ပို့ သိမ်းဆည်းနိုင်သည်။

Google Docs အကောင့်ပိုင်ရှင်တစ်ဦးအတွက် အခမဲ့နေရာ 1 GB ရရှိသည်။ ထို့ထက် ပို၍ လိုအပ်ပါက 1GB အတွက် တစ်နှစ်လျင် 0.25 ဒေါ်လာနှုံး၊ 4 GB အတွက် တစ်နှစ်လျင် 1 ဒေါ်လာနှုံး (4 GB = 1 USD/Year) ဖြင့် ၀ယ်ယူ အသုံးပြုနိုင်သည်။ ထို့ကြောင့် ကျွန်တော်တို့၏ ဖိုင်များကို အွန်လိုင်းပေါ်တွင် ပိုမိုလွယ်ကူစွာ သိမ်းဆည်းနိုင်မည်ဖြစ်သည်။ အခြားသူများကိုလည်း အလွယ်တကူ ေ၀မျှနိုင်သဖြင့် အရွယ်အစား ကြီးမားသော ဖိ်ုင်များကို အီးမေးလ်မှ ပေးပို့ရန် အခက်အခဲရှိလာလျင် Docs ဆီသို့ ဦးစွာ တင်ပို့သိမ်းဆည်းပြီးမှ ပေးပို့နိုင်ပြီ ဖြစ်သည်။

ဖိုင်များကို မူရင်းပုံစံ (Original Format) အတိုင်း သိမ်းဆည်းပေးထားမည် ဖြစ်ပြီး အင်တာနက်ရသည့် မည်သည့်နေရာမှမဆို အချိန်မရွေး အလွယ်တကူ ပြန်လည် ဒေါင်းလုတ် ရယူနိုင်မည်။

Uploading and exporting: Uploading any file - မည်သည့်ဖိုင်ကိုမဆို တင်ပို့သိမ်းဆည်းခြင်း

1. Google Docs မှ Upload ခလုတ်ကို နှိပ်ပါ။
   
2. ကွန်ပျူတာ အတွင်းမှ ဖိုင်ကို တင်ပို့နိုင်ရန် အတွက် Select files ကို နှိပ်ပါ။ ပွင့်လာသည့် Browse ၀င်းဒိုးမှတဆင့် ဖိုင်များကို ရှာဖွေ၊ ရွေးချယ်ပြီး Google Docs သို့ တင်ပို့ပါ။ တစ်ခုထက် ပိုရွေးလိုပါက Shift သို့မဟုတ် Ctrl ခလုတ်များသုံးပြီး ဖိုင်များကို ရွေးပါ။ ဖိုင်တစ်ခုကို တင်ပို့နေရင်း နောက်ထပ်တစ်ခုကို ဆက်လက်တင်ပို့လိုပါက၊ (ဖိုင်တစ်ခုကို တင်ပို့လိုက်သည်နှင့် ပေါ်လာမည့်) Select more files ကို သုံးပြီး ထပ်မံရွေးချယ်ပါ။
   
3. တင်ပို့ သိမ်းဆည်းလိုက်သည့် ဖိ်ုင်ကို မပြောင်းလဲဘဲ မူရင်းအတိုင်း ထားနိုင်သလို၊ Google Docs ဖိုင်အဖြစ်သို့ ပြောင်းလဲခြင်းများလည်း လုပ်နိုင်သည်။ Google Docs သို့ ပြောင်းလဲထားပါက နောင်တွင် အွန်လိုင်းမှာပင် ပြင်ဆင်နိုင်မည်။ တင်ပို့လိုက်သည့်ဖိုင်တစ်ခုကို Google Docs အသွင်သို့ မပြောင်းဘဲ မူရင်းအတိုင်းထားလိုလျှင် ကြိုတင်ရွေးထားပေးသည့် Convert documents.... ကို အမှန်ခြစ် ပြန်ဖြုတ်ပေးရမည်။
   
4. အကယ်၍ တင်ပို့မည့်ဖိုင်ကို Folder တစ်ခုတွင် သိမ်းဆည်းလိုလျင် သက်ဆိုင်ရာ Folder ကို ရွေးပေးရမည်။ ထို့နောက် Start upload ကို ရွေးပါ။   

ဖိုင်များကို Upload လုပ်သည့်အခါ သုံးထားသည့် ပမာဏကို ရာခိုင်နှုံးဖြင့် မြင်တွေ့နိုင်သည်။ အသေးစိတ် သိလိုပါက ညာဘက် အပေါ်ထောင့်ရှိ  Settings ကို နှိပ်ပြီး ပေါ်လာသည့် စာမျက်နှာမှ Storage အပိုင်းတွင် ကြည့်နိုင်သည်။

File types and storage - ဖိုင်အမျိုးအစားများနှင့် သိမ်းဆည်းမှု

မည်သည့်ဖိုင် အမျိုးအစားကို မဆို Google Docs တွင် တင်ပို့ သိမ်းဆည်းနိုင်သည်။ သို့သော် အောက်ပါ ဖိုင်အမျိုးအစား အချို့ကိုသာ Google Docs အသွင်သို့ ပြောင်းလဲ သိမ်းဆည်းနိုင်သည်။

Convertable file types

• For spreadsheets: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tsb
• For documents: .doc, .docx, .html, plain text (.txt), .rtf
• For presentations: .ppt, .pps

File size limitations for convertable files - ဖိုင်အမျိုးအစားနှင့် အရွယ်အစား ကန့်သတ်ချက်များ

• Docs: doc ဖိုင် အသီးသီးအတွက် အကြီးဆုံး 500 ကီလိုဘိုက် (KB) နှင့် အထဲတွင် Embedded လုပ်ထားသည့် ပုံများအတွက် တစ်ပုံလျှင် အကြီးဆုံး 2 မီဂါဘိုက် (MB) ပမာဏ ကိုသာ Google Docs အဖြစ် ပြောင်းနိုင်သည်။
• Spreadsheets: စာရင်းဖိုင် (Spreadsheet) ဖိုင်တစ်ခုလျှင် အများဆုံး 256 columns, 200,000 cells သို့မဟုတ် 100 sheets ကိုသာ Google Docs အဖြစ် ပြောင်းပေးသည်။ Rows အရေအတွက် အကန့်အသတ် မရှိပေ။
• Presentations: .ppt နှင့် .pps ဖိုင်များကို 10 မီဂါဘိုက် (MB) သို့မဟုတ် 200 ဆလိုက် (Slides) အထိသာ Google Docs အဖြစ် ပြောင်းနိုင်သည်။ 2 မီဂါဘိုက် အထိ ပမာဏရှိသော ဖိုင်များကို တင်ပို့နိုင်သည်။
• Stored files: သိမ်းဆည်းသော်လည်း Google Docs အဖြစ်သို့ မပြောင်းသည့် ဖိုင်များကို တစ်ခုလျှင် 250 MB အရွယ် အထိ တင်ပို့နိုင်သည်။ (အသေးစိတ် ကြည့်နိုင်ရန်)
• ဖိုင်များ စုစုပေါင်းပမာဏ 1 ဂီဂါဘိ်ုက် (GB) ထက် ကျော်လွန်သွားပါက မလိုသည်များကို ပြန်ဖျက်ပြီး Empty Trash (အမှိုက်ပုံးကို ရှင်းလင်းကာ) နေရာလွတ်များ ပြန်လည် ရရှိနိုင်သည်။

Finding your stored files - သိမ်းထားသည့်ဖိုင်များကို ရှာခြင်း

တင်ပို့ထားသည့် ဖိုင်တစ်ခုကို Google Docs အဖြစ် ပြောင်းလဲမထားပါက အလွယ်တကူပင်ရှာဖွေနိုင်သည်။ အသေးစိတ် ကြည့်လိုပါက Items by type > Files ထဲတွင် ရှာဖွေနိုင်သည်။
   
Google Docs အတွင်း သိမ်းဆည်းထားသည့် ဖိုင်တစ်ခုကို - Preview, Share, Print သို့မဟုတ် Download များ လုပ်နိုင်သည်။ ထို့အတူ မိမိ၏ ကွန်ပျူတာအတွင်းသို့ Download ပြန်ချပြီး လိုအပ်သည့် ပြင်ဆင်မှုများ လုပ်ကာ Google Docs ဆီသို့ ပြန်လည် တင်ပို့နိုင်သည်။

ထိုမျှသာမကသေး အခြားသူများသို့လည်း အီးမေးလ်ဖြင့် အလွယ်တကူ ပေးပို့ ေ၀မျှနိုင်မည် ဖြစ်ပေသည်။


Google ၏ ဖိုင်သိမ်းဆည်းရေး ဆာဗာစနစ်မှာ Cloud Computing စနစ်ကို အခြေခံထားခြင်းကြောင့် ကမ္ဘာ၏ မည်သည့်နေရာမှ မဆို လျင်မြန်စွာ တင်ပို့ခြင်း၊ ပြန်ချခြင်း (Uploading/ Downloading) များ ပြုလုပ်နိုင်သဖြင့် Google မှ ယခုပေးထားသည့် အခမဲ့ သိုလှောင်ရန်နေရာ 1 GB သည် ကျွန်တော်တို့အတွက် လွန်စွာ အကျိုးများပြီး ကုန်ကျစားရိတ်မရှိသည့် ၀န်ဆောင်မှုတစ်ခု ဖြစ်လေသည်။

Reference -

http://googledocs.blogspot.com/2010/01/upload-and-store-your-files-in-cl...
http://docs.google.com/support/bin/answer.py?answer=50092
http://docs.google.com/support/bin/answer.py?answer=37603
http://en.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing